1. Diagnóstico Ejecutivo: La Realidad Actual
🚨 PROCESOS HUÉRFANOS CRÍTICOS
Sus tres empresas enfrentan una situación crítica: procesos financieros huérfanos que consumen recursos masivos, generan riesgos fiscales y limitan el crecimiento. Cada transacción mal controlada es dinero que se pierde y tiempo valioso que se desperdicia.
1.1 Los Dos Procesos Críticos Identificados
PROCESO HUÉRFANO #1: RECAUDO Y CONTABILIDAD
Sin control automatizado de conciliaciones, cada empresa pierde visibilidad sobre:
- Comisiones incorrectas de plataformas
- Transacciones no liquidadas
- Inconsistencias entre sistemas
- Riesgo fiscal: Pago de INC y Renta sobre ingresos "fantasma"
PROCESO HUÉRFANO #2: CONTROL DE INVENTARIOS
Sin seguimiento sistemático, las pérdidas de inventario del 2%-4% mensual se vuelven "normales", generando:
- Millones en pérdidas no controladas
- Inventarios negativos sin seguimiento
- Diferencias aceptadas sin investigación
- Riesgo de superar límites fiscales permitidos
1.2 Propuesta Optimizada con VPS Compartido
🎯 OPTIMIZACIONES APLICADAS
- Descuento en Desarrollo: 20% sobre costo total
- Infraestructura Compartida: VPS único para las 3 empresas (-30% costos operativos)
- Modalidad de Pago: 50% anticipo / 50% entrega
- Distribución Proporcional: Por número de tiendas
- Framework Actualizado: Gemini 2.5 Flash (costo-eficiente)
2. La Solución: 9 Agentes IA Especializados
2.1 Arquitectura Completa de la Solución
Hemos diseñado un ecosistema de 9 agentes IA especializados que automatizan completamente ambos procesos críticos, trabajando 24/7 y proporcionando control, visibilidad y acciones proactivas.
MÓDULO RECAUDO (5 AGENTES):
AGENTE 1: CONCILIADOR BOLD (WEB + TARJETAS)
Función: Automatización completa conciliación Bold (reemplaza Credibanco)
- Operación: Webhook tiempo real Bold + POS + WorldOffice
- Proceso: Recibe webhook → Matching inteligente → Identifica diferencias → Genera alertas
- IA: Algoritmo matching por monto + timestamp (±60 segundos)
- Cobertura: Pagos web + tarjetas débito/crédito
- Ahorro: 60 min/día/tienda → 30 horas/mes/tienda
AGENTE 2: CONCILIADOR EFECTIVO (BRINKS)
Función: Validación automática recaudo en efectivo
- Operación: Automático al recibir email Brinks
- Proceso: OCR de PDFs → Compara con Cierre Z → Calcula diferencias → Acta digital
- Ahorro: 30 min/día/tienda → 15 horas/mes/tienda
AGENTE 3: CONCILIADOR PLATAFORMAS (RAPPI)*
Función: Desglose automático liquidaciones complejas
- Operación: Semanal - Rappi Partners + POS
- Proceso: Desglose ventas/comisiones → Cruza pedidos → Identifica cancelados → Calcula neto
- Ahorro: 2.25 horas/semana/tienda → 9 horas/mes/tienda
*Nota: Requiere API de Rappi. Sin API, se desarrollará agente navegador web automático (posible incremento en costos de desarrollo).
AGENTE 4: AUDITOR BANCARIO*
Función: Validación final abonos bancarios con todos los cruces
- Operación: Mensual día 5 - Archivos bancarios + Bold
- Proceso: Procesa extractos → Cruza abonos vs. ventas → Valida comisiones → Auditoría final
- Ahorro: 4 horas/mes/tienda
*Recomendación: Descarga manual día 5 por persona encargada a FTP para procesamiento automático por el agente.
AGENTE 5: REGISTRADOR CONTABLE (WORLDOFFICE)
Función: Automatización registro contable
- Operación: Diario 6:00 PM - Consolida todos los agentes
- Proceso: Consolida reportes → Genera comprobantes → Registra en WorldOffice → Backup
- Ahorro: 45 min/día/tienda → 22.5 horas/mes/tienda
MÓDULO INVENTARIOS (4 AGENTES):
AGENTE 6: MONITOR INVENTARIOS NEGATIVOS (ICG)
Función: Detección automática faltantes de registro
- Operación: Diario 6:00 AM - ICG + WhatsApp
- Proceso: Escanea ítems negativos → Clasifica por categoría → Envía alertas WhatsApp
- IA: Gemini 2.5 para patrones complejos
- Interacción: "⚠️ Inventario negativo: [PRODUCTO] en [TIENDA]. ¿Causa? 1-Falta registro, 2-Merma, 3-Robo, 4-Error"
- Ahorro: 45 min/día/tienda → 22.5 horas/mes/tienda
AGENTE 7: CONCILIADOR ICG vs WORLDOFFICE
Función: Validación cruzada sistemas de compras
- Operación: Diario 8:00 AM - ICG + WorldOffice
- Proceso: Extrae ingresos ICG → Cruza con facturas WO → Identifica diferencias
- IA: Gemini 2.5 para categorización automática de discrepancias
- Tolerancia: 5% diferencia temporal remisión-factura
- Ahorro: 30 min/día/tienda → 15 horas/mes/tienda
AGENTE 8: ANALISTA DIFERENCIAS SEMANALES
Función: Seguimiento proactivo inventarios físicos vs. sistema
- Operación: Semanal post-inventario físico - ICG + WhatsApp
- Proceso: Procesa inventario físico → Calcula diferencias → Identifica patrones → Genera alertas >2%
- Interacción: "📊 Diferencia [PRODUCTO]: -[VALOR] (-8%). ¿Acciones? 1-Revisar proveedores, 2-Ajustar porciones, 3-Investigar"
- Ahorro: 20 horas/semana → 80 horas/mes total
AGENTE 9: GENERADOR INFORMES Y SEGUIMIENTO
Función: Documentación completa y seguimiento acciones
- Operación: Mensual día 5 - Todos los agentes + Dashboard
- Proceso: Consolida logs → Analiza efectividad → Calcula tendencias → Crea dashboard ejecutivo
- Output: Informe ejecutivo + KPIs + recomendaciones
- Ahorro: Variable según investigación manual actual
💡 INTEGRACIÓN CON BOLD
El Agente 1 utiliza webhooks de Bold en tiempo real. Al no tener API de consulta masiva, implementamos MongoDB para almacenar transacciones y un algoritmo inteligente de matching por monto + timestamp que logra 98%+ precisión en la identificación automática.
3. Inversión Optimizada - Modalidad Proporcional
🎯 NUEVA MODALIDAD DE PAGO 50/50
💰 COSTOS DE DESARROLLO BASE
- Desarrollo 9 agentes IA especializados: $18,000,000
- Integración Bold + Webhooks + MongoDB: $4,000,000
- Dashboard ejecutivo multiempresa: $3,000,000
- Setup infraestructura VPS compartida: $2,500,000
- Testing, QA y documentación: $1,750,000
- Subtotal desarrollo: $31,250,000
- Descuento 20% fase inicial: -$6,250,000
- Total desarrollo optimizado: $25,000,000
📋 MODALIDAD DE PAGO 50/50
- 50% Anticipo: $12,500,000
- 50% Entrega: $12,500,000
- Distribución según volumen de ventas y capacidad
⚖️ DISTRIBUCIÓN SUGERIDA (POR VOLUMEN DE VENTAS)
💡 CADA EMPRESA DEFINE SU PARTICIPACIÓN
Los porcentajes siguientes son sugeridos basados en volumen de ventas estimado. Las empresas definirán conjuntamente la distribución real según: capacidad financiera, prioridades estratégicas y flujo de caja.
🏢 PBM SAS (Volumen bajo): ~20%
Sugerencia: $5,000,000
Anticipo: $2,500,000 | Entrega: $2,500,000
*Ajustable según capacidad real
🏢 KIRO SAS (Volumen medio): ~30%
Sugerencia: $7,500,000
Anticipo: $3,750,000 | Entrega: $3,750,000
*Ajustable según capacidad real
🏢 EKG (Volumen alto): ~50%
Sugerencia: $12,500,000
Anticipo: $6,250,000 | Entrega: $6,250,000
*Ajustable según capacidad real
⚠️ CONSIDERACIONES DE GOBERNANZA - VPS COMPARTIDO
- Ventaja: 30% ahorro en costos operativos mensuales por infraestructura compartida
- Riesgo: Dependencia cruzada entre empresas para mantenimiento y actualizaciones
- Limitación: Escalabilidad individual restringida por recursos compartidos
- Recomendación: Acuerdo de gobernanza y SLA conjunto entre las 3 empresas
3.1 Costo Operativo Mensual con VPS Compartido (-30%)
🏢 EMPRESA KIRO SAS (1 TIENDA)
- Costo original individual: $1,500,000/mes
- VPS compartido: -30% costos operativos
- Nuevo costo: $1,050,000/mes
- Ahorro mensual: $450,000
🏢 EMPRESA PBM (2 TIENDAS)
- Costo original individual: $2,625,000/mes
- VPS compartido: -30% costos operativos
- Nuevo costo: $1,837,500/mes
- Ahorro mensual: $787,500
🏢 EMPRESA EKG (3 TIENDAS)
- Costo original individual: $3,375,000/mes
- VPS compartido: -30% costos operativos
- Nuevo costo: $2,362,500/mes
- Ahorro mensual: $1,012,500
4. Retorno de Inversión (ROI) Optimizado
🏢 EMPRESA KIRO SAS (1 TIENDA)
Beneficios Mensuales:
- Ahorro tiempo recaudo: $3,013,305
- Ahorro tiempo inventarios: $2,854,688
- Plus administrativo: $1,998,297
BENEFICIO TOTAL: $7,866,290/mes
ROI Optimizado:
- Inversión: $4,167,500
- ROI: 0.53 meses (vs 1.6 original)
🏢 EMPRESA PBM (2 TIENDAS)
Beneficios Mensuales:
- Ahorro tiempo recaudo: $6,026,610
- Ahorro tiempo inventarios: $5,709,375
- Plus administrativo: $1,998,297
BENEFICIO TOTAL: $13,734,282/mes
ROI Optimizado:
- Inversión: $8,332,500
- ROI: 0.61 meses (vs 0.9 original)
🏢 EMPRESA EKG (3 TIENDAS)
Beneficios Mensuales:
- Ahorro tiempo recaudo: $9,039,915
- Ahorro tiempo inventarios: $8,564,063
- Plus administrativo: $3,996,594
BENEFICIO TOTAL: $21,600,572/mes
ROI Optimizado:
- Inversión: $12,500,000
- ROI: 0.58 meses (vs 0.5 original)
💡 DISTRIBUCIÓN FLEXIBLE DE LA INVERSIÓN INICIAL
Cada empresa puede definir su participación real en la fase inicial. Los porcentajes mostrados son una sugerencia basada en volumen de ventas estimado, pero pueden ajustarse según:
- Volumen de ventas real de cada empresa
- Capacidad financiera actual de cada empresa
- Prioridades estratégicas individuales
- Flujo de caja proyectado
- Decisión conjunta de los 3 actores
La infraestructura VPS compartida se mantiene como propuesta, ya que genera los ahorros operativos del 30% mensual para todas las empresas.
4.2 Resumen Comparativo
| Empresa | Inversión Original | Sugerencia Optimizada | Variación Sugerida |
|---|---|---|---|
| KIRO SAS | $10,000,000 | $5,000,000 | -50% |
| PBM | $10,000,000 | $7,500,000 | -25% |
| EKG | $10,000,000 | $12,500,000 | +25% |
| TOTAL GRUPO | $30,000,000 | $25,000,000 | -17% |
Nota: La distribución final será definida por acuerdo entre las 3 empresas basándose en volumen de ventas real, manteniendo el total de $25M y la modalidad 50% anticipo / 50% entrega.
🔍 Comparativo de Propuestas - Guía para la Toma de Decisiones
📊 COMPARATIVO: ORIGINAL vs OPTIMIZADA
📋 PROPUESTA ORIGINAL
$30M
Inversión Total
$7.5M/mes
Costo Operativo
10 AGENTES IA
Infraestructura individual por empresa
🎯 PROPUESTA OPTIMIZADA
$25M
Inversión Total
(-17% vs original)
$5.25M/mes
Costo Operativo
(-30% vs original)
9 AGENTES IA
VPS Compartido + Modalidad 50/50
Bold reemplaza Credibanco
🤝 ESFUERZO COMPARTIDO - DESCUENTO POR COLABORACIÓN
Este descuento del 20% es posible gracias al esfuerzo conjunto de las 3 empresas que permite:
📊 ECONOMÍAS DE ESCALA
Desarrollo conjunto reduce costos de arquitectura y testing
🔧 INFRAESTRUCTURA COMPARTIDA
VPS unificado genera 30% ahorro operativo mensual
⚖️ RIESGO DISTRIBUIDO
Modalidad 50/50 facilita el flujo de caja
💡 DISTRIBUCIÓN DE LA INVERSIÓN INICIAL
Cada empresa define su participación en la fase inicial. La distribución propuesta es sugerida basada en el número de tiendas, pero puede ajustarse según la capacidad y decisión de cada actor.
🏆 RECOMENDACIÓN FINAL
📋 ACLARACIÓN DE DESCUENTOS
- 20% descuento en fase de desarrollo: $31.25M → $25M
- 30% ahorro en costos operativos: $7.5M → $5.25M/mes (por VPS compartido)
La Propuesta Recomendada ($25M) mantiene la funcionalidad y alcance, con optimización por Infraestructura y modalidad de pago flexible.
5. Implementación: Plan de 90 Días Máximo
🚨 RIESGO CRÍTICO DURANTE LA TRANSICIÓN
⚠️ PROCESOS HUÉRFANOS EN PERÍODO DE IMPLEMENTACIÓN
Durante los 90 días de implementación, sus empresas deben tomar una decisión estratégica:
OPCIÓN A: MANTENER PERSONAL (RECOMENDADO)
- Asignar personal para procesos manuales durante transición
- Costo: 185 horas/mes/tienda de trabajo manual
- Beneficio: Mantener control durante implementación
OPCIÓN B: PROCESOS HUÉRFANOS (ALTO RIESGO)
- Procesos sin control durante 90 días
- Riesgo: Pérdidas de hasta $107M (3 meses)
- Inconsistencias sin detección
🚨 RECOMENDACIÓN: Es imperativo mantener personal durante la transición. El costo de 3 meses adicionales ($32M grupo) es menor que el riesgo de procesos huérfanos.
5.1 Cronograma de Implementación
FASE 1: INFRAESTRUCTURA (Días 1-15)
- Setup VPS compartido y MongoDB
- Configuración webhooks Bold
- Conexiones ICG/WorldOffice
FASE 2: MÓDULO RECAUDO (Días 16-45)
- Implementación 6 agentes de recaudo
- Testing integración Bold
- Validación con datos reales
FASE 3: MÓDULO INVENTARIOS (Días 46-75)
- Implementación 4 agentes de inventarios
- Sistema interacción WhatsApp
- Dashboard ejecutivo
FASE 4: GO-LIVE (Días 76-90)
- Testing integral completo
- Capacitación equipos
- Activación definitiva
💬 Consulta sobre la Propuesta Optimizada 💬
Estoy aquí para responder cualquier pregunta sobre esta propuesta optimizada. Puedo explicarte los cambios, beneficios, modalidad de pago, y todos los detalles técnicos.